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CONSEJOS GENERALES PARA EL ENVIO DE GACETILLAS

¿Qué destino quiere para su gacetilla: que sea publicada o arrojada al canasto? (o a la papelera de reciclaje!)No sería exagerado afirmar que la redacción y presentación de una gacetilla es un arte que no todos cultivan. En gran medida, la redacción y presentación de un comunicado de prensa marcan su destino: que sea publicado o arrojado al canasto.

Pero no debe caer en el error de suponer que una cuidadosa redacción y una prolija presentación garantizan por sí solas su publicación. En primer lugar el tema que trate o la información que brinde debe ser tan atractiva que despierte el interés del medio y del periodista, cuya opinión no siempre puede coincidir con la suya.

Y no olvide algo fundamental: no delegue su representación en el correo (postal o electrónico), ni en el fax. Establezca un contacto personal, enriquezca su relación los medios y periodistas especializados en el tema o actividad que Ud. desarrolle, anuncie el envío de la gacetilla y asegúrese que haya sido recibida.

Incluimos aquí una serie de consejos para la confección de comunicados de prensa, basándonos en nuestra experiencia y en la consulta a periodistas de distintos medios. Si desea formular alguna opinión o sugerencia que mejore nuestros consejos no dude en enviarnos un e-mail con sus comentarios.

Secretos de una gacetilla exitosa

Al redactar una gacetilla piense en un título de impacto; un copete de no más de tres líneas que sintetice lo más atractivo de la información y luego desarróllela.

Una gacetilla debe ser sobria, evitando redacciones ampulosas y llenas de adjetivos, propias de la publicidad comercial, que sólo sirve para que el periodista tenga que quitar la adjetivación superflua o rehacer completamente la información. El hecho de que muchas agencias de publicidad funcionen como agencias de prensa indujo a esta deformación.

Sea específico en el mensaje. Un periodista apurado puede resumir la noticia tomando dos o tres conceptos que tal vez sean descartables y secundarios. Comience por lo fundamental y deje lo accesorio para el final.

Tenga cuidado que no falte nada esencial: día, horarios, nombres, etc. Aunque parezca imposible llegan invitaciones en donde no figura el horario o el día correspondiente. Antes de redactarla anote todo lo que no debería faltar.

Firme las gacetillas. Incorpore al final de la información los datos de la persona (nombre, cargo, teléfono, fax) para ampliar la información en la empresa y en la agencia de prensa. Incorpore en todos los casos el e-mail para una fluidez en la comunicación. Una gacetilla es una comunicación oficial de la empresa, no la convierta en una especie de anónimo. Firmar como “departamento de prensa” no es correcto.

Esté dispuesto a brindar un verdadero servicio al periodista. Las agencias de prensa nunca deben ser una barrera que se interponga entre los medios y las organizaciones.

Los cuidados si emplea Internet

Si envía la gacetilla por Internet debe adoptar cuidados específicos. Trate de incluir la información dentro del cuerpo del e-mail. Los archivos adjuntos de Word o similares pueden contener virus o ser incompatibles con los procesadores del periodista que los recibe.

No presione “enter” sino hasta terminar el párrafo. El texto de cada párrafo se acomoda automáticamente en el respectivo programa de correo electrónico. Si presiona enter en cada línea se torna un texto difícil de comprender e imposible de imprimir.

No envíe fotos adjuntas en el e-mail a menos que se lo soliciten. Tenga en cuenta el medio a quien le envía la información (diario, revista, internet, etc.), y ofrezca enviar la foto contra pedido por correo en algún soporte magnético, con la resolución y tamaño adecuado para cada caso . Si tiene un web site puede referenciar donde bajar las fotos mediante un link.

En el caso que le soliciten el envío de fotos para su publicación en Internet mándelas en un e-mail aparte de la información, teniendo en cuenta que cada foto no debería superar los 150 KB aproximadamente en formato JPG y no enviar más de dos fotos en un e-mail, ya que demoraría y entorpecería la recepción de los mensajes de correo electrónico del destinatario y puede ser borrado del servidor sin que la información llegue a destino.

No utilice tablas o gráficos en medio de la información, no todos los sistemas son compatibles. Utilice fotos de los gráficos o tablas y envíelos como documentos adjuntos teniendo en cuenta lo detallado en el párrafo anterior.

Incluya claramente como referencia los links donde ampliar la información respectiva.

No envíe el e-mail con fondos ni imágenes animadas que demoran la recepción de los mismos y hasta llegan a hacer ilegible el contenido.

No envíe repetidas veces la misma información, ya sea en el mismo día o al mes siguiente, perderá credibilidad, con enviar una sola vez una gacetilla de prensa es más que suficiente, es muy molesto recibir lo mismo en más de una oportunidad o por distintos medios (correo y/o fax y/o e-mail) y tener la tarea adicional de verificar en archivo dicha información.

Para verificar su fue recibida la información consulte al medio o al periodista a quien le envió la información personalmente.

Decida previamente que soporte (papel o medio electrónico) usará para enviar la información, teniendo en cuenta el tipo de medio recibirá la misma. Lo lógico sería usar principalmente papel (correo o fax) o el e-mail, para los medios gráficos, televisivos o radiales y el correo electrónico para las sitios en Internet.

Los periodistas y el medio van a agradecer estos cuidados.

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